Transportadora de Valores Atlas Ltda., actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales, en cumplimiento con la Ley 1581 del 2012 y los Decretos reglamentarios, por medio de las cuales se dictan las disposiciones legales para el manejo adecuado de los Datos Personales con el fin de garantizar el derecho constitucional de Hábeas Data y demás derechos relacionados, a través del presente documento establece las políticas de Tratamiento de Datos Personales en relación a las finalidades de y el tipo de tratamiento que se realiza a la información suministrada por nuestros clientes, proveedores y trabajadores recolectados en las bases datos que sean susceptibles de tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Política de Tratamiento de la Información: Política desarrollada por el Responsable del Tratamiento para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en el país, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Las políticas y procedimientos consagrados en este documento se aplican a los Datos Personales e Información recolectadas en las bases de datos de propiedad de Atlas Transvalores Ltda., realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación de los clientes, proveedores y/o trabajadores.
Atlas Transvalores Ltda. Recolecta, recopila y trata información y/o Datos Personales de carácter público, privado, semiprivado y sensible. La recolección de los Datos se realiza de forma directa y se da como consecuencia del desarrollo al objeto comercial a través de los Datos suministrados libremente por los Clientes, Proveedores y/o trabajadores de la Compañía.
En todo caso, la Información personal reposa directamente en las bases de datos físicas y electrónicas de Atlas Transvalores Ltda., las cuales cuentan con c7ontroles de acceso, medidas de seguridad física, técnica y administrativa, con lo cual se garantiza el acceso y circulación restringida de la información.
Además de lo señalado en el acápite de Definiciones, por datos sensibles también se entenderá toda aquella información recolectada y tratada a través de las hojas de vida de los candidatos, entrevistas, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad. Adicionalmente, solo se podrá efectuar el tratamiento de la información personal de carácter sensible cuando el Responsable de la Información cuente con autorización expresa y explicita del Titular o bien cuando ocurra alguna de los siguientes puntos:
En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.
Atlas Transvalores Ltda. como compañía dedicada a ofrecer servicios relacionados con el transporte de valores y actividades conexas. Por lo anterior, nos permitimos informar que para el desarrollo de nuestros servicios podemos llegar a conocer o tratar información de tipo sensible, de nuestros clientes, proveedores y trabajadores.
En todo caso, contamos con mecanismos para lograr la autorización para el tratamiento solicitado de acuerdo con lo requerido por la ley y con medidas administrativas que procuran la confidencialidad de los datos que conocemos y/o recolectamos.
4.1. En que consiste la captura de datos biométricos: La biometría es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento. Los mecanismos de recolección que empleamos son: video grabación, registro fotográfico, firma y huella dactilar.
4.2. Tratamiento de datos a través de medios de video grabación y/o registro fotográfico: Siempre solicitaremos autorización al titular para realizar determinado tratamiento a sus datos biométricos (captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior, entre otros). Reconocemos que la autorización para el uso de la propia imagen no implica la renuncia definitiva del mismo; por lo tanto, la autorización que solicitamos comprende el consentimiento informado no solo acerca del uso de la propia imagen sino sobre las finalidades de éste.
4.3. Tratamiento de datos en sistemas de video vigilancia: Atlas Transvalores Ltda, informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles, cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite. Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.
4.4. Tratamiento de datos sensibles recolectados: El tratamiento de datos sensibles incluye el reconocimiento de las huellas dactilares, firmas digitales y foto. La ley establece que ninguna actividad, servicio y/o similar, podrá estar condicionado a que el titular suministre datos personales sensibles. Por lo anterior, siempre será solicitada autorización expresa y voluntaria para el tratamiento de estos datos.
4.5 Captura de imágenes en vías públicas: La operación de sistemas de video vigilancia en entornos privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública, lo cual resulta necesario para alcanzar la finalidad de garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados. En consecuencia, siempre informamos a los titulares de datos personales que se encuentran en un espacio video vigilado, sea público o privado.
4.6. Finalidades específicas para el tratamiento: En virtud del principio de finalidad, que rige el Tratamiento de datos personales, el cual señala que el fin perseguido con un tratamiento debe ser legítimo en relación con la Constitución y la ley, los datos biométricos que sean recolectados a través de: sistemas de video vigilancia, registro fotográfico, captura de la huella digital y firmas, serán tratados con los siguientes fines:
En términos de la normatividad vigente, está prohibido el tratamiento de Datos Personales de Menores de edad, salvo que aquellos datos sean de naturaleza pública o cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros:
Además de los anteriores requisitos, siempre se deberá contar con la autorización del Representante Legal del menor para efectuar el tratamiento.
Atlas Transvalores Ltda., se encuentra comprometido con los derechos de los Titulares, por lo tanto, como Responsable del Tratamiento, se cumplirá con los siguientes deberes:
6.1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Nuestros deberes en calidad de encargados del tratamiento son los siguientes:
El titular de la información siempre podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable de la Información y aquellos que actúen como Encargados del tratamiento.
7.1. Rectificación y actualización de datos: Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos a solicitud frente al responsable y/o Encargado de la Información. Podrá ejercer este derecho respecto a la información de que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos indicados para presentar reclamos. En caso de rectificación y actualización de datos, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
7.2. Revocatoria y supresión: Solicitar revocatoria y supresión de datos cuando el Tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales.
7.3. Supresión de datos: El titular, tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales, en los siguientes casos:
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de los registros, archivos, bases de datos. El derecho de cancelación no es absoluto y el Responsables del tratamiento, podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
7.4. Revocatoria de la autorización: El Titular podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria de la autorización podrá realizarse sobre la totalidad de las finalidades consentidas; o podrá revocar la autorización de manera parcial, así mismo, podrá solicitar prueba de la autorización de tratamiento salvo los casos en que la ley indique que dicha autorización no es necesaria. Por ejemplo, cuando se trata de datos públicos. Dentro de los derechos de El Titular también está el de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se está presentando una infracción a la ley.
Los derechos de los titulares de información personal podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
Para las solicitudes de rectificación, actualización, supresión o revocación de datos podrá realizarlo a través de los siguientes canales:
La solicitud deberá contener información relativa a la identificación del Titular: nombre, dirección de notificación, medio de contacto el cual podrá ser teléfono celular, correo electrónico y/o dirección de residencia, mediante el diligenciamiento de la Solicitud para validación y modificación de datos personales.
En caso de que quien actué sea un representante o causahabiente, deberá acreditar la representación.
Toda solicitud deberá ir acompañada de una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer los derechos y en caso de considerar necesario u oportuno, podrá allegar también aquellos elementos o documentos que faciliten la localización de sus datos personales.
Petición y Consultas: Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de requerir ampliación del término para dar respuesta, se le informaran las razones de la prórroga del plazo, el cual no podrá ser superior cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer plazo.
Reclamos: Las reclamaciones serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de requerir ampliación del término para dar respuesta, se le informaran las razones de la prórroga del plazo, el cual no podrá ser superior Ocho (8) días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer plazo.
En caso de que la información disponible en la solicitud de Consulta o Reclamación este incompleta, Atlas Transvalores Ltda., requerirá, en los siguientes cinco (5) días hábiles a la recepción de la solicitud, la complementación de la información allegada. Si pasados dos (2) meses desde el primer envío de la solicitud, el Titular no completase la información necesaria se entenderá que desistió del requerimiento.
El tratamiento de Datos Personales recolectados por Atlas Transvalores Ltda. Tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo del objeto social de la compañía, de igual forma, el tratamiento obedecerá a las finalidades que el Titular autorice de manera expresa e inequívoca. No obstante, de manera general los datos serán usados para:
Las demás finalidades que se determinen en desarrollo de nuestro objeto social o en documento adicional pactado con el Titular, En todo caso será conforme con la ley y en especial el cumplimiento específico en materia de protección de datos.
En desarrollo del objeto social de la Compañía y la relación comercial y/o laboral entre Atlas Transvalores y el Titular los datos personales podrán ser transmitidos y/o transferidos a sus compañías vinculadas y/o filiales, terceros con domicilio en el exterior, en dicho caso se atenderá a los requerimientos legales aplicables de acuerdo con la autorización previa conservando la confidencialidad de la información y la sujeción a las finalidades autorizadas. En razón a lo anterior, la información no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
En caso de requerimientos de Información por autoridades públicas y terceros participantes en procedimientos legales, contables, de auditoria y otros asesores y representantes, se podrá transmitir la información para:
La información personal que repose en las bases de datos propiedad de Atlas Transvalores Ltda., no será usada o tratada de manera distinta a los parámetros dados en la presente Política y lo señalado por la ley 1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen dicha materia; con la finalidad de proteger la privacidad de la información, bajo las medidas y condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.
De conformidad al artículo 25 de la Ley 1581 del 2012, el Decreto 90 de 2018, sus Decretos Reglamentarios y la Circular 02 del 2015, Atlas Transvalores Ltda. Realiza la inscripción de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos, de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la misma sea requerida.
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
Aprobado por:
MARITZABEL ORTIZ MUÑOZ Representante Legal Atlas Transvalores Ltda.
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