3 problemas y 3 soluciones con el recaudo de efectivo

Si en tu negocio eres el encargado de responder por el recaudo de dinero estos pueden ser algunos de tus problemas y por eso te damos soluciones.

El dinero en efectivo que manejas como parte del quehacer de tu negocio, debe poder estar disponible lo más pronto posible para pagos a proveedores, para cubrir otros costos propios de la operación o simplemente para invertir.

Además de eso, nada más atractivo y peligroso para los ladrones que grandes cantidades de efectivo por los que tu eres el responsable. ¡Cuidado! 

Lea sobre estos problemas y las soluciones para las que Atlas está listo para ayudarte:

 

1. Manejar grandes cantidades de efectivo sin ayuda

Queremos ponerle un ejemplo para que entienda por qué con Atlas te ayudamos con este problema.

Supongamos que usted tiene en sus manos la tesorería de tiendas grandes o de supermercados. Por ello sabemos que hacer cortes de cajas de manera minuciosa cuando acaba el turno de cada cajero o al final del día es uno de los momentos más importantes en la contabilización y operación del efectivo.

Los cortes de caja representan “momentos de auditorías” que determinan si el dinero está siendo manejado de manera correcta, esto debido a que un faltante o sobrante pudiera representar malos manejos.

Es por ello y con el objetivo de que puedas dedicarte a lo que mejor sabes hacer, al core de tu negocio, que se debe dejar en manos de empresas especializadas este tipo de momentos difíciles.

Estas son las ventajas:

• Mayor seguridad y protección de los activos de la empresa. Si personal externo se encarga de manejar tu efectivo, es la obligación de esa empresa responder por tu tesorería operativa, por el traslado y por pérdidas en caso de siniestros. Así mismo se previenen robos, se evita que los encargados internamente puedan equivocarse o traten de hacer fraude.
• Menos efectivo pasivo: la tercerización garantiza que se disponga de efectivo suficiente para empezar las operaciones, sin necesidad de tener el dinero guardado de un día para otro. El efectivo que se genera en un día, se consigna en el banco y así no hay necesidad de “guardarlo” para el otro día.

 

2. Administrar el efectivo correctamente

Tomamos como ejemplo en este caso, el quehacer diario de una estación de servicio expendedora de gasolina.

Una estación de servicio, gasolinera o servicentro es un punto de venta de combustible y lubricantes para vehículos a motor y un lugar donde los “isleros” o trabajadores de cada isla de gasolina, manejan gran cantidad de efectivo.

Ellos tienen como rutina, entregar al administrador el producido cuando alcanzan los $300.000. Cuando han vendido esa cifra, tienen la obligación de ingresarla a una caja fuerte en un sobre especial para este proceso.

Es entonces cuando el administrador ejecuta informes de la caja registradora al final de cada turno, cuenta el dinero de la caja, incluyendo el cambio. Hacer coincidir los totales en el informe de las entradas de caja y la caja para asegurar su exactitud y la entrega al camión de valores al final de la jornada son los momentos más difíciles y críticos de su labor.

Estos períodos que pueden llegar a ser de hasta 30 minutos, con el dinero expuesto, se pueden obviar con el uso de Cajas inteligentes administradas por Atlas. Allí y gracias al ingreso de un código asignado a cada empleado, se puede tener la contabilidad del producido del día de forma automática y asimismo garantizar la entrega al final de cada turno, y poner diariamente el efectivo en un depósito bancario para tener disponibilidad al día siguiente y utilizarlo, en este caso, para comprar más combustible.

Con obvias ventajas:

• El sistema automatizado de recaudo de dinero te permite tener conocimiento del dinero con el que cuentas sin necesidad de contabilizarlo al final de la jornada y de contar con ese efectivo consignado en una cuenta de tu elección.
• Reducción del tiempo de recaudo agilizando la disponibilidad de fondos.

 

3. Ingreso del efectivo a las cuentas de ahorro de su compañía

Si su negocio depende de que muchas personas entreguen efectivo le tenemos las soluciones.

Para que empleados que venden de forma remota y que deben hacer desplazamientos y entregas a domicilio entreguen el producido del día, es necesario tener un punto de pago en el que la recepción de efectivo esté garantizada; esto porque aunque puedes confiarlo a una entidad bancaria, esta tiene procedimientos de seguridad y horarios restringidos que pueden prevenir que puedas disponer del dinero de un día para otro.

Por ello contar con personal tercerizado que cumpla los horarios que necesitas te facilita tener toda la flexibilidad que tu negocio precisa.

Esto con grandes beneficios:

• Realizar la recepción y el traslado de fondos entregados por tus empleados además de la recaudación y transporte de valores, la recolección de efectivo, suministro diurno o nocturno (según tus necesidades) de cambio y gestión de depósitos en instituciones bancarias a tu nombre, con el objetivo de que no tengas que tener empleados que deban quedarse más allá de sus horarios establecidos y puedas tener la seguridad de que tu efectivo puede ser utilizado al día siguiente desde la cuenta de tu empresa.